一般社団法人 日本経済団体連合会は、”オフィスに於ける新型コロナウイルス感染予防対策ガイドライン”を制定し、”感染防止の為の基本的な考え方”と”講じるべき具体的な対策”を示しています。
参考文献：一般社団法人 日本経済団体連合会 オフィスにおける新型コロナウイルス感染予防対策ガイドライン
私たちもこのガイドラインを参考に様々な対策を行って来ましたが、その中で”書類の電子化”がボトルネックとなり、完全なテレワークやサテライトオフィスの活用を実現で来ていない状況です。
そこで今回は、私たちが実施した対策を踏まえ、”書類の電子化へのチャレンジについて”をご紹介します。
私たちが実施したコロナ感染症予防に関する対策 ＼(^o^)／
一般社団法人 日本経済団体連合会の”オフィスに於ける新型コロナウイルス感染予防対策ガイドライン”に沿って私たちが行なっている具体的な対策を下記へまとめました。
- COVID-19緊急対策本部の設置
- 産業医の先生の活用
- ロングブレスエクササイズの実施
- 当社オリジナル「頭と心と体の健全化への取組み」の実践 （ストレッチ）
- テレワーク/サテライトオフィスの活用
- 自家用車を使用し、公共機関での通勤制限
- リモートでの工場見学の実施 （リモートプラントツアー）
- BONX （音声コミュニケーションツール）の活用
- Zoom （ビデオ会議ツール）のウェビナー機能活用
- 飛散防止シートの設置
- 更衣室/食堂等の人数制限を実施
- ジェットタオルの使用禁止
- トイレの蓋裏へ除菌シートを貼付け、蓋を閉めてから流すよう表示
- 使用後のテーブル/ドアノブ等のアルコール除菌の実施
- アルコールの設置
- 取引先等の訪問自粛
- 当社別拠点間の移動制限
- 感染者数/感染症対策周知徹底
- COCOAアプリの接触通知の利用
- SMS活用による緊急連絡網の運用
- 感染症の可能性がある場合は自宅待機
書類の電子化へのチャレンジ (*_*)
この様に様々な取組みへチャレンジしている中で、テレワークやサテライトオフィスを最大限に活用しきれない”壁”となっているモノ、それは"書類の電子化"です。
その中でも最も代表的なモノなのは"納品書/請求書"です。何れも現状では印刷した書類を郵送している為、どうしてもこの為に誰かが出社し対応せざるを得ない状況が続いております。
書類の電子化で上手くいっている事 (^_^)v
一方でこの”壁”となっている"書類の電子化"に関しても、色々工夫をして実現できているものは下記2つになります。
- eFax （インターネットFAXツール）の導入
- クラウド型勤怠管理ツール/人事労務ソフトの導入
以前もご紹介しましたがeFaxとは、インターネットを通じてファックスのやり取りができるサービスです。eFaxの導入によりFAXで頂いた見積り依頼をPCで確認/編集/返信する事ができるようになり、テレワーク/サテライトオフィスで業務できる幅が広がりました。
またクラウド型勤怠管理ツール/人事労務ソフトに関しては、従業員一人ひとりへの教育とフォローは必要でしたが、導入によりタイムカードを廃止したりWebで給与明細を確認できる様になったりと、どうにかテレワーク/サテライトオフィスでも業務できる環境をレベルアップする事ができました。
なぜ上手くいったのか？ (・・?
上記2つの取組みが上手くいったのは、対象が社内へ向けた取組である事は当然なのですが、eFaxに関してはなるべく現状の業務形態を変えない方針でスピーディーに導入した上で、諸問題が発生する毎に都度潰して行くアプローチが顕著で、功を奏したと実感しています。
またクラウド型勤怠管理ツール/人事労務ソフトに関しては当社は社員全員へiPhoneの配布をしていた為、の導入がしやすい環境だった事もありますが、此方は総務部門の仲間がかなり綿密に導入準備を行い、従業員一人ひとりへの導入に向けての教育及び運用にあたってのフォローを行った事が大きかったです。
一方で業務改善の対象が社外である"納品書/請求書"に関しては、上記の2つの成功体験を踏まえて、お客さまと一緒にこれから丁寧に不屈に取組んで参りたいと考えております。
まとめ
まだまだ”緊急事態宣言”や”まん延防止等重点措置”の発令もあり、コロナ禍の厳しい環境下は続く事が予想されますが、この状況が効率を上げ生産性を向上する絶好のチャンスである事も実感しています。
引続き私たちなりにお客さまの為になりお役に立てる情報を発信しつつも、是非色々と情報や意見の交換、ご協力を頂ければ幸いです。
もし当社の取組みについて何かご相談やご質問がございましたら、下記お問い合わせフォームよりお気軽にご連絡頂ければ幸いです。以上、宜しくお願い申し上げます。ありがとうございました。
