お世話になっております。大和鋼管工業の杉本です。
近年、日本企業の人手不足が深刻化しております。その理由は少子高齢化や団塊世代の退職、転職の増加や労働生産性の低下など様々です。
日本政府として働き方改革などの施策を打ち出してはいますが、なかなかすぐには解消はされていないのが現状の様です。
このような状況下で私たち大和鋼管も、社員一人ひとりが有能さを発揮でき、ハツラツと働ける環境を整備していかなければならないと考えます。
そこで今回も、皆さまにお役立ちで為になる情報をと思い、当社が実際に行なっているGoogle Workspaceを活用した業務改善の取組みをご紹介させて頂きたいと思います。
ん、Google Workspaceって何？ (・・?
Googleと聞くと真っ先に「何か調べたい時に使う検索エンジンでしょ？」と思う方も多いと思いますが、ユーザーあたり月額数百円から使える様々なWebアプリケーションツールを最近衣替えしGoogle Workspaceとしてまとめて提供しています。
そのツール群の代表格なのがメールツールであるGmailやスケジュールツールのGoogle Calendarで、此方は無料版も一般的に広く普及しているので、既に活用されている方も多いと思います。
次にあがるのが長年仕事でよく使っていたツール、例えばMicrosoft社の表計算ソフト「Excel」やプレゼンテーションソフト「PowerPoint」の代わりとして使える、Google「スプレッドシート」や「スライド」などです。
飽くまでも今まで長年使い馴れてきた今迄のツールの代わりなら、”何が違うの？”と疑問を抱かれると思いますが、最も大きな違いはパソコンへ個別にソフトウェアをインストールせずに使えるWebアプリケーションである点です。
つまりGoogle Workspaceを使い始める際には、インターネットを閲覧するブラウザさえあれば、Googleのアカウント登録のみで、すぐにツールを使い始める事が可能です。
で、どうやって業務改善するの？ (*_*;
実は当社ではここ数年、このGoogle Workspaceを使ってスケジュールのみならず、資料の作成や共有を積極的に行なっていますが、その理由はズバリ、セキュリティと利便性です。
今迄のアプリケーションは資料を作成した際にファイルとしてパソコンに保存するので、様々な場所に色々なファイルが拡散してしまいます。これはパソコンの置忘れや盗難、故障等の際にはとても心配です。
この点はGoogle Workspaceを活用していれば、そもそもパソコンにファイルを保存せずに、インターネット上のクラウドに保存されるので、ファイルの拡散は最小限に抑えられとても安心です。
次に大きいのはその利便性。そもそもデータがクラウドにあるので、パソコンのみならず、スマホやタブレット等様々なツールでアクセスできるので、個人としても外出先やリモートワークでもとても便利です。
更に情報共有に於いても資料の作成をしたらその瞬間に自動的に保存がされるので、その資料のリンクをメールに貼り付け送れば、受け手はリンクをクリックし中身を確認するだけで、ダウンロードや保存といった作業の手間は大幅に削減ができ、効率も上がります。
そして特に私自身が実際にGoogle Workspaceのツールを使用してみて感じた最大のメリットは、「全員がリアルタイムで共同作業ができる」という点です。
例えば打ち合わせの参加者全員が、同じスプレッドシートに入り確認/修正作業を同時に行う事が可能なので、誰かを待ったり、負担が偏ったり、誤解が発生したりする事が避けられ生産性がグッと上がります。
一方で大きなデータを扱う時や複雑な作業を一人で行う時は、やはり従来のMicrosoftのExcel等のソフトを使う方が処理も速く効率的です。
つまり仕事の量や質を踏まえて、ツールを使い分ける事が効果的に業務改善を行っていくには重要になってくるのだと思います。
まとめ
今回紹介させて頂いたのはGoogle社が提供するクラウドツール群のGoogle Workspaceでしたが、飽くまでも当社の取組みと私の経験を踏まえた見解ですので、業務改善の取組みの一例としてご参考にして頂ければ幸いです。
そして業務改善に重要なのは、目的やニーズに応じてツールを適切に選び、シッカリと使いこなす事。
その為には一人ひとりが好奇心を持って新しいツールを試し、ムリ/ムダ/ムラを減らす工夫を重ねていく事が、働きやすい環境の実現に繋がるという事に改めて気付きました。
もし当社の業務改善への取組みをもっと聞いてみたい、私たちはこんなツールを活用していて便利だよ等のお話がございましたら、下記お問合せフォームよりお気軽にご連絡頂ければ幸いです。
何卒宜しくお願い申し上げます。ありがとうございました。
