近年では会議資料の電子化や各ビジネス書類の電子化等、様々な分野でペーパーレス化が進んで来ましたが、皆さんも既にご存知の様に新型コロナウイルスの発生によって飛躍的に普及が加速しています。
以前のブログでもご紹介させていただきましたが、私たちは納品書/請求書の電子化を2021年07月から順次スタートしており、2021年10月以降の発行分より全てのお客さまで電子化を行う予定です。
大和鋼管ブログ：納品書/請求書の電子化？！私たちのペーパーレス化へのチャレンジ。＼(^o^)／
そして2021年10月からは日本郵便のサービス変更も行われる為、これを機に納品書/請求書の電子化を検討されるお客さまもいらっしゃるのではないかと思います。
そこで今回は皆さんが様々な電子化を検討し実践する際に参考にしていただければと考え、私たちが納品書/請求書の電子化を行なった取組の進捗状況をご紹介させていただきたいと思います。
2021年10月から変更される郵送サービスの内容とは？ (・・?
2020年12月に令和2年法律第70号として公布された「郵便法及び民間事業者による信書の送達に関する法律の一部を改正する法律」に基づき関係法令が随時施行され、日本郵便では"土曜日配達の休止"を2021年10月02日以降に、普通扱いとする郵便物である”ゆうメール”の”お届け日数の繰り下げ"を2021年10月以降に段階的に実施する等のサービス変更を予定しています。
日本郵便プレスリリース：郵便法改正に伴うサービスの見直し（PDF311kバイト）
この事は急速に少子高齢化が進むと同時にメールやSNSの普及に伴い郵便サービス事業の運営負担を軽減する取組みの一貫で、結果として今まで郵送でも対応が可能であった"締日の翌日迄に請求書が欲しい"や"計上日の翌日までに納品書が欲しい"等のお客さまのご要望に郵送でお応えする事が難しくなります。
一方で私たちの場合は原則として翌営業日になっていますが、納品書/請求書の電子化を行えば、翌日にメールで納品書/請求書をお客さまへ配信する事は技術的には十分に可能です。
やはり電子化の受け入れは難しい？ (*_*)
以前ご紹介したブログでは想定されるデメリットとして、お客さまの"電子化の受け入れが難しい環境下での対応はできない"ことをご紹介していましたが、実際に私たちが取組んでいる納品書/請求書の電子化に関しては、09/17(金)時点で約500件のお取引先さまに対し、実に約9割の450件のお取引先さまから既に同意をいただけています。
これは新型コロナウイルスに関する緊急事態宣言が延長された事やテレワークの普及が進んでいる事等を背景に、より多くのお取引先さまが電子化を受け入れに対して前向きに考えていただけているからだと私たちは認識しており、残り約1割の方々に関しても殆どの場合は実際に連絡をしてみると否定的な方は少ないので、丁寧な対応とサポートを徹底する事で、納品書/請求書の完全電子化は十分可能だと考えています。
私たちの納品書/請求書の電子化の現状 (^_-)
そこでご参考までに私たちが納品書/請求書の電子化の取組みを行う中で、"上手くいったこと"と"上手くいかなかったこと"下記のとおりをまとめました。
上手くいったこと
- お取引先さまによって納品書のご担当者さまと請求書のご担当者さまが別の拠点にいるというケースがあり、電子化を機会に拠点間のやりとりを省く事ができ、結果としてお取引先さまの業務の効率化に繋がったこと。
- 電子化する事で、年間でおよそ1万枚の印刷用紙を削減でき、費用の削減のみならず地球環境の保護に繋がる取組みを実現できたこと。
- 結果として当初の想定よりも多くのお取引先さまに電子化がスムーズに受け入れられていること。
上手くいかなかったこと
- 郵送での対応時には納品書/請求書は"御中"という形で発送しており、納品書/請求書のご担当者さまをそれぞれ把握できていなかった為に、当初のご案内が正しくご担当者さまに届かないケースが発生し、全てのお取引先へ漏れなく周知する事に時間を要したこと。
- 一時的に既存のシステムとの連携が上手く機能せず、システム改修を行う必要性が発生したこと。
まとめ
今回のブログでは2021年10月から変更される郵送サービスの内容を共有させていただくと共に、私たちが取組んでいる納品書/請求書の電子化の進捗状況をご紹介させていただきました。
コロナ禍の継続に伴い施行される緊急事態宣言やまんえん防止等重点措置の行動規制により厳しい事業環境が続いていますが、この様な状況の後押しもあり、私たちの取組む納品書/請求書の電子化は想定以上にスムーズに進行しております。
一方で此等の取組みは行ってみて初めて気付く問題や課題も発生するので、思わぬ苦労や予期せぬメリットを共有させていただくことで、少しでも皆さんの為になり役に立つ事ができればと考えております。
更に納品書/請求書の電子化について詳細を知りたいというお取引さまがいらっしゃいましたら、以下のお問合せフォームより気軽にご相談ください。以上、宜しくお願い申し上げます。ありがとうございました。
